Nachdem Sie Ihren Account erstellt, die Unternehmens- und Mitarbeiterdaten vervollständigt haben, wird es Zeit, Ihre erste Signatur zu erstellen.
Klicken Sie dazu in der Navigationsleiste einfach auf Signaturen und anschließend auf Signatur erstellen.
Template Signatur
Wählen Sie nun zwischen einem personalisierbaren Template (empfohlen) oder einer html-Signatur.
Um das Template zu personalisieren, wählen Sie zunächst die gewünschte Struktur unter “Template”.
Anschließend können Sie die Vorlage unter “Design” an Ihre Corporate Identity anpassen.
Unter “Details” können Sie Daten pflegen und entscheiden, welche Kombination aus Daten des Nutzers und des Unternehmens genutzt werden soll.
Über das “Auge” neben jedem Platzhalter können Sie Felder ganz einfach ausblenden.
Platzhalter verschwinden dann direkt in der Live-Vorschau auf der rechten Seite.
Zudem können Sie über das organge hervorgehobene Drop-Down Menü die gewünschte Datenquelle festlegen.
Html-Signatur
Hinweis: Die html-Signaturen empfehlen wir vor allem fortgeschrittenen Nutzern sowie Anwendern mit tiefergehenden technischen Kenntnissen.
Grundlagen:
Im oberen Fenster finden Sie die Struktur der Signatur (“welche Informationen in welcher Reihenfolge?”).
Dort können Sie auch zwischen der html-Version der Signatur und dem Plaintext wechseln und über den Button “<>” in die Code-Ansicht wechseln. In dieser Ansicht sieht man die komplette html-Struktur einer Signatur.
In der Mitte können Sie über ein Dropdown die Vorschau für eine gewünschte Person erzeugen.
Im unteren Fenster sieht man anschließend, wie die Signatur für die jeweilige Person aussehen wird.
Anwendung:
Über die Seitenleiste auf der linken Seite können Sie Platzhalter über einen Klick auf das “+” hinzufügen.
Hierbei unterscheiden wir zwischen Unternehmenswerten (klassischerweise Informationen, die für alle Nutzer einer Signatur gleich sind) sowie Nutzerwerten. Oben in der Seitenleiste lässt sich die Kategorie wechseln.
Zudem können Sie über den Button “Bearbeiten” die Werte für den Platzhalter verändern.
Hinweis: Unternehmensdaten werden im sog. Unternehmensprofil (oben links sichtbar) gespeichert, d.h. die Information ändert sich für alle Signaturen, die diese Datenquelle nutzen!
Falls Sie Ihre Nutzerdaten aus M365 oder Google Workspace beziehen, kann das manuelle Bearbeiten der Daten hier überflüssig sein, da diese höchstwahrscheinlich mit dem nächtlichen Sync überschrieben werden.
Wenn Sie mit der Darstellung der Signatur zufrieden sind, können Sie die Signatur unten rechts speichern und anschließend an gewünschte Abteilungen verteilen.
Nach Erstellung oder Änderung einer Signatur ist es wichtig, diese erneut auszurollen, um die Änderungen in den Livebetrieb zu übernehmen!
Haben Sie noch Fragen?
Kein Problem - wir helfen Ihnen gerne persönlich weiter! Nutzen Sie einfach unseren kostenlosen Live-Chat (unten rechts).
